La présente politique de protection de la vie privée définit les procédures et les pratiques que Serco Canada Inc., le fournisseur de services d’examen de conduite (Test au Volant) pour le compte du ministère des Transports de l’Ontario (MTO), utilise pour assurer la sécurité des renseignements personnels (RP) lorsque Test au Volant dispense des services à la clientèle et communique avec ses clients, que ce soit en personne, par téléphone ou par l’entremise de son site Web.
Serco Privacy Policy
La politique de protection de la vie privée
Si vous soumettez un commentaire, demandez des renseignements, effectuez une opération, demandez un permis, passez un examen théorique ou prenez rendez-vous auprès de Test au Volant par l’entremise du présent site Web ou d’une autre façon (p.ex., au téléphone, par la poste, par écrit ou en personne), vous fournissez volontairement des renseignements aux employés de Serco Canada Inc. et du MTO. Serco Canada Inc. s’efforce d’utiliser ces renseignements aux seules fins pour lesquelles vous les avez fournis ou pour donner suite à votre demande. Vous ne recevrez pas de courriels non sollicités de Serco Canada Inc. après avoir fourni ces renseignements. Serco Canada Inc. ne loue pas et ne vend pas à de tierces parties des renseignements permettant de vous identifier; ces renseignements ne font pas l’objet d’échanges non plus.
Les renseignements personnels sont recueillis par Serco Canada Inc. pour le compte du MTO en vertu de l’article 205 du Code de la route. La présente politique de protection de la vie privée est conforme au paragraphe 38 (2) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) de l’Ontario. Lorsque Test au Volant recueille des renseignements sur la clientèle, Serco Canada Inc. s’efforce d’afficher ou de publier un avis de collecte. La présente politique de protection de la vie privée fait référence à la LAIPVP et à ces avis de collecte.
Lorsqu’il fournit des services d’examen de conduite (Test au Volant) pour le compte du MTO, Serco Canada Inc. respecte toutes les exigences du gouvernement de l’Ontario en matière de protection de la vie privée. La présente politique est fondée sur la Déclaration concernant la protection de la vie privée élaborée par le gouvernement de l’Ontario, que l’on peut consulter sur le site suivant:https://www.ontario.ca/fr/page/declaration-concernant-la-protection-de-la-vie-privee.
Définitions
Renseignements personnels : Aux termes du par. 2 (1) de la LAIPVP, renseignements personnels s’entend de ce qui suit : renseignements consignés ayant trait à un particulier qui peut être identifié. S’entend notamment a) des renseignements concernant la race, l’origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, l’état matrimonial ou familial de celui-ci; b) des renseignements concernant l’éducation, les antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de ce particulier ou des renseignements reliés à sa participation à une opération financière; c) d’un numéro d’identification, d’un symbole ou d’un autre signe individuel qui lui est attribué; d) de l’adresse, du numéro de téléphone, des empreintes digitales ou du groupe sanguin de ce particulier; e) de ses opinions ou de ses points de vue personnels, sauf s’ils se rapportent à un autre particulier; f) de la correspondance ayant explicitement ou implicitement un caractère personnel et confidentiel, adressée par le particulier à une institution, ainsi que des réponses à cette correspondance originale susceptibles d’en révéler le contenu; g) des opinions et des points devue d’une autre personne au sujet de ce particulier; h) du nom du particulier, s’il figure parmi d’autres renseignements personnels qui le concernent, ou si sa divulgation risque de révéler d’autres renseignements personnels au sujet du particulier.
Personne concernée : S’entend d’une personne (peut également être appelée client ou intervenant) à qui des données personnelles renvoient.
Dossier : S’entend des renseignements recueillis dans le cadre de l’administration des programmes du MTO concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs, et utilisés pour traiter, mettre à jour ou modifier une opération en matière de service.
Base de données : S’entend de tout renseignement, y compris les renseignements personnels, recueilli par Serco pour l’administration des programmes du ministère concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs et conservé par Serco Canada Inc., notamment dans un ordinateur, sur papier et sur le disque dur d’un ordinateur.
Renseignements recueillis
Commentaires et demandes de renseignements
Lorsqu’une personne soumet un commentaire ou une demande des renseignements, les données recueillies et entrées sont stockées par Serco Canada Inc. et transmises au MTO.
Les données que vous fournissez sont utilisées uniquement pour faire le suivi et analyser la qualité et le volume des services d’examen de conduite (Test au Volant), présenter des rapports à ce sujet et veiller à ce que vous receviez une réponse adéquate.
Veuillez prendre note que Serco Canada Inc. a retenu les services de Bond Brand Loyalty pour le traitement des sondages sur la satisfaction de la clientèle de Test au Volant. Serco et Bond utilisent les résultats anonymes de ces sondages et vos commentaires pour accroître la satisfaction de la clientèle.
Demandes de permis de conduire
Lorsque vous demandez un permis de conduire, Serco Canada Inc. saisit des renseignements personnels à votre sujet (p.ex., nom, adresse, sexe, date de naissance, numéro de passeport) et les examine pour le compte du MTO afin de déterminer si vous êtes admissible à un permis de conduire, de créer une carte de permis de conduire temporaire et de vous envoyer des avis au sujet de votre permis ou de votre examen pratique. Ces renseignements sont entrés dans les systèmes de Serco Canada Inc., cryptés et stockés dans les bases de données du MTO pour le maintien de votre permis.
Rendez-vous pour les examens pratiques
Lorsque vous prenez rendez-vous pour un examen pratique, modifiez ou annulez un rendez-vous de quelque façon que ce soit, y compris par l’entremise du présent site Web, ou que vous vous présentez à cet examen:
- On peut vous demander d’entrer le numéro et la date d’expiration de votre permis de conduire. Ces données permettent d’identifier l’utilisateur et de vérifier son admissibilité. Lorsque vous fournissez ces renseignements, le système de réservation crypte le numéro et le transmet de façon sécurisée aux systèmes du MTO afin de vérifier votre dossier et vos antécédents de conduite et de déterminer si vous êtes admissible à certaines catégories de permis et à certains examens de conduite.
- On pourrait vous demander d’entrer les données de votre carte de crédit. Serco Canada Inc. fait affaire avec Toronto Dominion pour le traitement des paiements par carte de crédit effectués pour prendre rendez-vous. Les données des cartes de crédit ne sont pas stockées par Serco Canada Inc. ni par le MTO de quelque façon que ce soit et sont utilisées uniquement pour vous donner un rendez-vous.
- On pourrait vous demander de fournir votre adresse électronique ou votre numéro de téléphone. Serco Canada Inc. et le MTO conservent et utilisent votre adresse électronique et votre numéro de téléphone pour confirmer votre rendez-vous pour un examen pratique et vous informer de toute modification qui y est ou pourrait y être apportée.
- Votre nom, le numéro de votre permis de conduire, sa date d’expiration et vos coordonnées peuvent être indiqués sur la feuille d’évaluation utilisée lors de votre examen pratique. Les feuilles d’évaluation sont conservées dans un classeur verrouillé dans les Centres Test au Volant pendant au plus 13 mois afin que vous puissiez obtenir votre permis ou interjeter appel des résultats. Elles sont ensuite déchiquetées et jetées par des employés de Serco Canada Inc. qui y sont autorisés et qui ont obtenu une attestation de sécurité.
- Les demandes de remboursement des droits exigés pour les rendez-vous pour un examen pratique sont traitées à l’aide du numéro de permis de conduire. Elles sont envoyées à un bureau central aux fins de traitement et conservées dans un classeur verrouillé.
Site Web de Test au Volant
Témoins de connexion (cookies)
Le site Web de Test au Volant utilise des témoins de connexion (cookies). Il s’agit de petits fichiers texte qui peuvent être stockés (selon vos réglages) sur votre appareil lorsque vous consultez notre site Web. Ils ne recueillent pas de renseignements permettant de vous identifier, mais peuvent être utilisés pour vous identifier en tant que visiteur unique, mais anonyme, du site.
Serco Canada Inc. utilise des témoins de connexion pour personnaliser votre consultation du site Web. Par exemple, ils facilitent la navigation (piste de navigation), le passage d’une langue à l’autre et la modification de la taille des caractères. Ils peuvent également être utilisés pour déterminer si on vous a déjà demandé de remplir notre questionnaire sur la satisfaction de la clientèle.
Vous pouvez refuser certains ou la totalité des témoins de connexion en modifiant les réglages de votre navigateur.
Veuillez prendre note que, si vous effacez tous vos témoins de connexion, vous pourriez être incapable d’accéder à certaines parties du site www.drivetest.ca/fr et on pourrait considérer que vous n’avez jamais consulté le site.
Analyse du site
Le site Web de Test au Volant utilise le logiciel d’analyse des sites Web et de préparation de rapports sur le trafic OWA Analytics. Ce logiciel peut utiliser des témoins de connexion et prendre note de votre adresse IP pour aider Serco Canada Inc. à analyser l’utilisation du site par les visiteurs afin d’optimiser et de rationaliser son contenu et ses caractéristiques. L’information saisie au sujet de votre utilisation du site Web de Test au Volant (y compris votre adresse IP) sera stockée dans des serveurs qui pourraient se trouver à l’extérieur du Canada. En utilisant le site Web, vous consentez au traitement et à l’analyse de données anonymes sur votre visite du site, ainsi qu’à la préparation de rapports à ce sujet.
Liens externes
Il se peut que Serco Canada Inc. fournisse sur www.drivetest.ca/fr des liens menant au site Web de tierces parties. Serco Canada Inc. n’exploite pas ces sites externes, ne les contrôle pas et n’assume aucune responsabilité quant à leur contenu, leurs services, leurs politiques, leurs témoins de connexion ou leur fonctionnement. Serco Canada Inc. fournit ces liens uniquement pour des raisons de commodité et recommande de les utiliser avec prudence.
Objet de la collecte de renseignements personnels
Les renseignements personnels sont recueillis par les Services d’examen de conduite (Test au Volant) de Serco Canada Inc. pour le compte du MTO en vertu de l’article 205 du Code de la route aux fins de l’administration des programmes du MTO concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs.
Restriction de la collecte
Les renseignements personnels sont recueillis uniquement aux fins décrites dans la présente politique de protection de la vie privée et autorisées par le MTO pour l’administration des programmes concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs.
Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les RP sont recueillis uniquement aux fins requises. Pour respecter cette directive, Serco Canada Inc. :
- Ne recueille pas les données dont il n’a pas besoin. Dans la mesure du possible, il restreint l’usage des champs de texte libre dans les formulaires remplis par les clients et utilise le plus possible des listes déroulantes.
- Utilise d’autres méthodes d’identification au lieu des données d’identification uniques (p.ex., en remplaçant le numéro de permis de conduire par un numéro d’identification du client généré par le système).
Utilisation des renseignements personnels
Serco Canada Inc. utilisera les renseignements personnels uniquement pour l’administration des programmes du MTO concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs. Le MTO peut divulguer vos renseignements aux personnes autorisées qui en font la demande. Pour plus de renseignements à ce sujet, consultez la politique de protection de la vie privée élaborée par le MTO.
Transfert et divulgation des renseignements personnels
Les renseignements personnels devant être divulgués au MTO seront cryptés et envoyés aux parties autorisées à les recevoir.
Les renseignements personnels ne seront divulgués d’aucune autre façon à moins que le MTO ne fournisse son approbation par écrit.
Lorsqu’une personne présente une demande d’information à Serco Canada Inc. sur des renseignements personnels qu’il conserve à son sujet, la réponse qu’elle reçoit prend la même forme que sa demande. Avant de divulguer des renseignements, Serco Canada Inc. déploiera des efforts raisonnables afin de confirmer que l’auteur de la demande est bien la personne qu’elle prétend être. Serco Canada Inc. fournira des précisions sur les RP de cette personne divulgués à de tierces parties.
Les renseignements personnels d’une personne ne seront pas divulgués à de tierces parties sans son consentement.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements personnels seront conservés dans des bases de données tant que le dossier est actif et qu’ils sont nécessaires pour administrer les programmes du MTO concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs et conformément aux exigences du MTO, ainsi que des lois et règlements pertinents.
Un dossier est réputé inactif si l’opération en matière de service est réputée terminée ou réglée et qu’aucune autre mesure n’est requise pour administrer les programmes du MTO concernant les conducteurs, les véhicules et les transporteurs. Les dossiers inactifs conservés dans les bases de données seront supprimés ou déchiquetés et éliminés de façon sécuritaire dès qu’ils seront réputés inactifs.
Protection des renseignements personnels
Des mesures matérielles, organisationnelles et technologiques de protection des renseignements personnels limitent l’accès à ces renseignements aux employés autorisés en ayant besoin pour faire leur travail.
Mesures de protection organisationnelles : Seuls les employés autorisés qui en ont besoin pour faire leur travail peuvent accéder aux renseignements personnels. Les employés autorisés doivent se soumettre régulièrement à un contrôle des références et signer une entente qui les oblige à préserver la confidentialité de tous les renseignements personnels auxquels ils ont accès.
Mesures de protection matérielles : Les dossiers actifs sont conservés en lieu sûr lorsqu’on n’en a pas besoin. Seuls les employés autorisés peuvent accéder aux zones de travail où l’on utilise des dossiers actifs. Tous les dossiers inactifs et renseignements personnels dont on n’a plus besoin sont déchiquetés et éliminés de façon sécuritaire afin d’éviter que des personnes non autorisées y aient accès.
Mesures de protection technologiques : Les renseignements personnels stockés dans les ordinateurs et les bases de données électroniques sont protégés par un mot de passe. Tous les ordinateurs sont eux aussi protégés par un mot de passe. Les systèmes informatiques de Serco Canada Inc. sont munis d’un pare-feu pour empêcher que des personnes non autorisées aient accès aux renseignements personnels et confidentiels et protéger ces renseignements contre les virus et les programmes renifleurs. Tout employé ayant accès aux renseignements personnels qui souhaite transmettre ces renseignements à une personne ou à une partie doit y être autorisé. S’il obtient cette autorisation, la transmission doit se faire uniquement à l’aide de méthodes électroniques sécurisées reconnues.
Plaintes
Toute plainte au sujet des pratiques de Serco Canada Inc. en matière de traitement des renseignements personnels doit être adressée par écrit au directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée.
Toute question, demande d’accès à des renseignements ou plainte doit être adressée à:
Serco Canada Inc.
Directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée
Parc Downsview
37 Carl Hall Rd
Toronto ON M3K 2E2
Courriel : customercomments (at) drivetest (dot) ca
Après avoir reçu la plainte et vérifié l’identité du client, le directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée fera enquête et fournira au client un rapport écrit sur les résultats de son enquête.
Si le directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée détermine que la plainte du client est fondée, il prendra les mesures nécessaires pour rectifier la pratique de traitement de l’information pertinente ou modifier la politique de protection de la vie privée et toute procédure pertinente. S’il détermine que la plainte du client n’est pas fondée, il en avisera ce dernier par écrit.
Si le client n’est pas satisfait des conclusions du directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée ni des mesures prises par ce dernier, il peut porter plainte au commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario:
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400
Toronto ON M4W 1A8
Courriel: info (at) ipc.on.ca
Révisions et mises à jour
La présente politique de protection de la vie privée prend effet en avril 2016. Elle peut être modifiée si des modifications sont apportées aux mesures législatives régissant la protection de la vie privée. Le directeur de la sécurité et de la protection de la vie privée passera en revue et mettra à jour la politique de temps à autre à la lumière des modifications apportées à ces mesures législatives.
